Zapytanie o ofertę nr 53 Pełnienie funkcji Inspektora Ochrony Danych Osobowych

Lębork, dnia 28 listopada 2025 r.

ZAPYTANIE O OFERTĘ

OGŁOSZENIE NR PCPR.DA.53.2025

NAZWA ORAZ ADRES ZAMAWIAJĄCEGO:

Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Lęborku

ul. Stefan Okrzei 15, 84-300 Lębork

tel./fax.: 59 842 17 71

e-mail: pcpr@pcprlebork.pl

adres strony internetowej: www.pcprlebork.pl

NABYWCA:

Powiat Lęborski

ul. Czołgistów  5

NIP: 841-16-09-072

ODBIORCA:         

Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Lęborku                             

reprezentowane przez dyrektora Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Lęborku

1. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA:

Pełnienie funkcji Inspektora Ochrony Danych Osobowych w Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie
w Lęborku

kod CPV79417000-0 - usługi doradcze w zakresie bezpieczeństwa

2. SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:

Pełnienie funkcji Inspektora Ochrony Danych Osobowych w Jednostce zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia RODO oraz Ustawy ODO, polega w szczególności na:

1. informowanie administratora, podmiotu przetwarzającego oraz pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe, o obowiązkach spoczywających na nich na mocy Rozporządzenia RODO oraz innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych i doradzanie im w tej sprawie;
2. monitorowanie przestrzegania Rozporządzenia RODO, innych przepisów Unii lub państw członkowskich
   o ochronie danych oraz polityk administratora lub podmiotu przetwarzającego w dziedzinie ochrony danych osobowych, w tym podział obowiązków, działania zwiększające świadomość, szkolenia personelu uczestniczącego w operacjach przetwarzania oraz powiązane z tym audyty;
3. udzielanie na żądanie zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie jej wykonania zgodnie z art. 35 Rozporządzenia RODO;
4. współpraca z organem nadzorczym;
5. pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego w kwestiach związanych z przetwarzaniem,
   w tym z uprzednimi konsultacjami, o których mowa w art. 36 Rozporządzenia RODO, oraz w stosownych przypadkach prowadzenie ·konsultacji we wszelkich innych sprawach;
6. wypełnianie zadań Inspektora ochrony danych z należytym uwzględnieniem ryzyka związanego z operacjami przetwarzania, mając na uwadze charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania;
7. organizacja bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych zgodnie z wymogami Ustawy ODO, Rozporządzenia RODO oraz Rozporządzenia KRI;
8. bieżące aktualizacje Polityki Bezpieczeństwa Ochrony Danych Osobowych, w tym Polityki zarządzania systemem informatycznym w Jednostce;
9. szkolenia wstępne i okresowe pracowników w zakresie ochrony danych osobowych;
10. przystosowanie dokumentacji dotyczącej ochrony danych osobowych do wymagań aktualnych przepisów prawa;
11. nadzór nad przetwarzaniem danych zgodnie z uregulowaniami Polityki Bezpieczeństwa Ochrony Danych Osobowych;
12. nadzorowanie prowadzenia i bieżących aktualizacji ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych;
13. prowadzenie postępowania wyjaśniającego w przypadku naruszenia ochrony danych osobowych;
14. kontrola działań komórek organizacyjnych pod względem zgodności przetwarzania danych z przepisami
    o ochronie danych osobowych;
15. inicjowanie i podejmowanie przedsięwzięć w zakresie doskonalenia ochrony danych osobowych w Jednostce;
16. sprawdzanie zgodności przetwarzania danych osobowych z przepisami o ochronie danych osobowych oraz opracowanie w tym zakresie sprawozdania dla Administratora Danych Osobowych;
17. konsultacje i nadzór nad opracowaniem przez Administratora Danych Osobowych rejestru czynności przetwarzania;
18. konsultacje oraz udzielanie rekomendacji przy wdrożeniach rozwiązań organizacyjnych (w tym informatycznych) oraz szkolenia kadry pracowniczej.

Miejsce realizacji zamówienia: Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Lęborku, ul. Stefana Okrzei 15, 84-300      Lębork

Termin/harmonogram realizacji zamówienia: od 01.01.2026 r. do 31.12.2026 r.

3. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU:

O zamówienie mogą ubiegać się wykonawcy, którzy są zdolni do wykonania przedmiotu zamówienia i spełniają warunki w zakresie:

1. posiadania kompetencji/uprawnień do prowadzenia działalności zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów – złożą w tym zakresie oświadczenie na formularzu ofertowym;
2. sytuacji finansowej umożliwiającej realizację przedmiotu zamówienia – złożą w tym zakresie oświadczenie na formularzu ofertowym;
3. posiadania potencjału technicznego i osobowego niezbędnego do wykonania przedmiotu zamówienia – złożą w tym zakresie oświadczenie na formularzu ofertowym;
4. posiadania wiedzy i doświadczenia w wykonywaniu przedmiotu zamówienia.

4. KRYTERIA OCENY OFERT:

kryterium cenowe - 100 %

5. OPIS SPOSOBU PRZYZNAWANIA PUNKTACJI W RAMACH DANEGO KRYTERIUM OCENY OFERT:

1. Cena brutto musi obejmować wszystkie miesięczne koszty związane z wykonaniem zamówienia łącznie
   z obowiązującym podatkiem VAT na pełnienie funkcji Inspektora Ochrony Danych Osobowych.

(Wykonawca podaje cenę netto i brutto oraz wylicza wartość całego zamówienia.)

2. Zaproponowana przez Wykonawcę cena jest ceną ostateczną i nie może ulec zmianie.
3. Wykonawca winien dokonać dokładnego rozeznania i skalkulować cenę w sposób szczególnie rzetelny, uwzględniający wszystkie rodzaje i składniki kosztów.
4. Rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą będą prowadzone w walucie PLN.
5. Jeżeli w postępowaniu o udzielenie zamówienia nie można wybrać oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że oferty przedstawiają taką samą cenę Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty do złożenia
   w określonym przez niego terminie ofert dodatkowych. Wykonawcy składający oferty dodatkowe nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach.

6. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY:

Wykonawca składa ofertę w języku polskim na formularzu oferty stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania.

Oferta i wszystkie załączniki (jeśli dotyczy) powinny być podpisane przez osobę uprawnioną do występowania
w imieniu Wykonawcy.

7. TERMIN SKŁADANIA OFERT: Do dnia 8 grudnia 2025 r. do godz. 15:00

8. MIEJSCE I FORMĘ ZŁOŻENIA OFERTY:

Oferty oznaczone „Pełnienie funkcji Inspektora Ochrony Danych Osobowych w Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie w Lęborku” należy złożyć w terminie do dnia 8 grudnia 2025 r. do godz. 15:00 za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: pcpr@pcprlebork.pl, w zamkniętej kopercie do pok. 212 (sekretariat) Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Lęborku ul. Stefana Okrzei 15, 84-300 Lębork lub za pomocą e-doręczeń (AE:PL-54050-49902-TESRH-17).

9. ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY ALBO WZÓR UMOWY, JEŻELI UMOWA JEST WYMAGANA:

Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana zobowiązany jest do zawarcia umowy zgodnie z wymaganiami niniejszego zapytania ofertowego oraz jego zobowiązaniem zawartym w ofercie.

Projekt umowy zostanie przesłany po wyborze najkorzystniejszej oferty.

10. POSTANOWIENIA DOTYCZĄCE MOŻLIWOŚCI NEGOCJACJI Z WYKONAWCAMI:

Zamawiający zastrzega możliwość negocjacji, gdy kwota przeznaczona na sfinansowanie zamówienia jest mniejsza niż wartość oferty najkorzystniejszej.

4. UWAGI:

1. Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
2. Zamawiający zastrzega unieważnienie postępowania na każdym jego etapie do momentu podpisania umowy bez wskazania przyczyny.
3. Zamawiający zobowiązany jest odrzucić ofertę, jeżeli:
   1. treść oferty nie odpowiada treści niniejszego zapytania ofertowego;
   2. jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów zwalczaniu nieuczciwej konkurencji;
   3. oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia;
   4. zawiera błędy w obliczeniu ceny;
4. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez przeprowadzenia ich ponownego badania i oceny, chyba że zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania.